Shenzhen Colibri Technologies Co.Ltd(002957) 監事会議事規則
(2022年4月)
第一条趣旨
さらに Shenzhen Colibri Technologies Co.Ltd(002957) (以下「会社」または「当社」と略称する)監事会の議事方式と採決手順を規範化し、監事と監事会が効果的に監督職責を履行し、会社法人のガバナンス構造を完備させるために、「中華人民共和国会社法」「中華人民共和国証券法」「上場会社管理準則」と「深セン証券取引所株式上場規則」(以下「株式上場規則」と略称する)、「深セン証券取引所上場会社自律監督管理ガイドライン第1号–マザーボード上場会社規範運営」と「 Shenzhen Colibri Technologies Co.Ltd(002957) 定款」(以下「会社定款」と略称する)などの関連規定に基づき、本規則を制定する。
第二条監事会事務室
監事会は監事会事務室を設置し、監事会の日常事務を処理する。
監事会議長は監事会事務室の責任者を兼任し、監事会の印鑑を保管する。監事会の議長は、会社の証券事務代表または他の人に監事会の日常事務の処理に協力するように要求することができる。
第三条監事会定期会議と臨時会議
監事会会議は定期会議と臨時会議に分かれている。
監事会の定期会議は6ヶ月ごとに開かなければならない。
以下のいずれかの場合、監事会は10日以内に臨時会議を開かなければならない。
(I)いかなる監事が開催を提案した場合。
(II)株主総会、取締役会会議が法律、法規、規則、監督管理部門の各種規定と要求、会社定款、会社株主総会決議とその他の関連規定に違反する決議を採択した場合。
(III)取締役と高級管理職の不適切な行為が会社に重大な損害をもたらしたり、市場に悪影響を及ぼしたりする可能性がある場合。
(IV)会社、取締役、監事、高級管理職が株主に訴訟を提起された場合。
(V)会社、取締役、監事、高級管理職が証券監督管理部門の処罰を受けたり、深セン証券取引所に公開的に非難されたりした場合。
(VI)証券監督管理部門が開催を要求した場合。
(VII)法律、法規、規範性文書及び「会社定款」に規定されたその他の状況。
監事会会議が都合により期日通りに開催できない場合、期日変更について全体の監事の同意を得なければならない。すでに監事会の開催について公告を発表した場合、公告して原因を説明しなければならない。
第四条定期会議の提案
監事会の定期会議を開く通知を出す前に、監事会事務室は全体の監事に会議の提案を募集し、少なくとも2日間で会社の従業員に意見を求めなければならない。提案を募集し、意見を求める時、監事会事務室は監事会が会社の経営管理の意思決定ではなく、会社の規範運営と取締役、高級管理者の職務行為に対する監督に重点を置いていることを説明しなければならない。
第五条臨時会議の提案手続
監事が監事会臨時会議を開くことを提案した場合、監事会事務室を通じて、または監事会議長に監事署名を提案した書面提案を直接提出しなければならない。書面の提案には以下の事項を明記しなければならない。
(I)監事の名前を提案する。
(II)提案理由または提案に基づいた客観的な事由;
(III)会議の開催時間または期限、場所と方式を提案する。
(IV)明確かつ具体的な提案;
(V)提案監事の連絡先や提案日など。
監事会事務室または監事会議長が監事の書面提案を受け取った3日以内に、監事会事務室は監事会臨時会議を開く通知を出さなければならない。
監事会事務室が会議の通知を出すのを怠っている場合、監事は直ちに監督管理部門に報告しなければならないと提案した。第六条会議の招集と司会
監事会会議は監事会の議長が招集し、司会する。監事会の議長が職務を履行できないか、または職務を履行しない場合は、監事会の副主席が招集し、主宰する。副主席、副主席が職務を履行できない場合、または職務を履行しない場合、半数以上の監事が共同で1人の監事を推挙して招集し、主宰する。
第七条会議の通知
監事会の定期会議と臨時会議を開き、監事会事務室はそれぞれ10日と3日前に監事会の印鑑が押された書面会議を通知し、直接送達、ファックス、電子メールまたはその他の方式を通じて、全体の監事に提出しなければならない。直接届いていない場合は、電話で確認し、記録しなければならない。
緊急の場合、できるだけ早く監事会臨時会議を開く必要がある場合は、いつでも口頭や電話などで会議通知を出すことができるが、招集者は会議で説明しなければならない。
第八条会議通知の内容
書面会議の通知は少なくとも以下の内容を含むべきである。
(I)会議の開催日、場所、会議期限;
(II)事由及び議題;
(III)通知が発行された日付。
口頭会議通知には、少なくとも上記第(I)、(II)項の内容と、緊急の場合、速やかに監事会臨時会議を開く必要がある旨の説明が含まれる。
第九条会議の開催方式
監事会会議は現場方式で開かなければならない。
緊急の場合、監事会会議は通信方式で採決することができるが、監事会招集者(会議司会者)は会議に出席した監事に具体的な緊急状況を説明しなければならない。通信採決の際、監事は審議事項に対する書面意見と投票意向を署名確認後に監事会事務室にファックスしなければならない。監事は投票意見だけを明記して書面意見や投票理由を表現してはならない。
第十条会議の開催
監事会会議は過半数の監事が出席しなければならない。関連監事が会議の出席を拒否したり、会議の開催を怠ったりして会議の最低人数の要求を満たすことができない場合、その他の監事は直ちに監督管理部門に報告しなければならない。
取締役会秘書と証券事務代表は監事会会議に列席しなければならない。
第十一条会議審議手続
会議の司会者は会議の監事に各提案に対して明確な意見を発表してもらうべきだ。
会議の司会者は監事の提案に基づいて、取締役、高級管理職、会社のその他の従業員または関連仲介機構の業務人員に会議に出席して質問を受けるように要求しなければならない。
第十二条監事会決議
監事会会議の採決は1人1票で、記名や書面などで行われる。
監事の採決意向は同意、反対、棄権に分かれている。会議に参加する監事は上述の意向の中からその1つを選択し、選択をしていないか、同時に2つ以上の意向を選択しなければならない。会議の司会者は当該監事に再選択を要求し、選択を拒否した場合、棄権と見なす。途中で会場を離れて帰らず選択しなかった場合は棄権とみなす。
監事会形成決議は全体監事の過半数の同意を得なければならない。
第十三条会議の録音
監事会会議を開き、必要に応じて全過程の録音を行うことができる。
第十四条会議記録
監事会事務室の職員は現場会議を記録しなければならない。会議の記録には以下の内容が含まれなければならない。
(I)会議の回数と開催の時間、場所、方式;
(II)会議通知の発行状況;
(III)会議の招集者と司会者;
(IV)会議の出席状況;
(V)会議の手順と開催状況についての説明。
(VI)会議審議の提案、各監事の関連事項に対する発言要点と主な意見、提案に対する採決意向;
(VII)各提案の採決方式と採決結果(具体的な同意、反対、棄権票数を説明する);(VIII)会議に出席した監事が記載すべきその他の事項。
通信方式で開かれる監事会会議については、監事会事務室は上記の規定を参照し、会議記録を整理しなければならない。
第十五条監事サイン
監事会の決議は会議に出席した監事の署名を経て確認しなければならない。監事は監事会が公告の内容が真実で、正確で、完全であることを保証し、虚偽の記載、誤導的な陳述または重大な漏れがないことを保証しなければならない。
会議に出席する監事と記録人員は会議記録に署名し、会議記録に対して署名確認を行うべきである。
監事は会議記録に対して異なる意見がある場合、署名時に書面で説明することができる。必要に応じて、直ちに監督管理部門に報告し、公開声明を発表することもできる。
監事が前項の規定に従って署名確認を行わず、異なる意見に対して書面で説明したり、監督管理部門に報告したり、公開声明を発表したりしない場合は、会議記録の内容に完全に同意したものと見なす。
第十六条決議公告
監事会は公告事項を決議し、取締役会秘書が関連法律法規の関連規定に基づいて処理する。以下の内容を含める必要があります。
(I)会議の開催時間、場所、方式、および関連法律、行政法規、部門規則、規範性文書と会社定款の規定に合致するかどうかの説明。
(II)他人に出席と欠席を委託する監事人数、氏名、欠席の理由と受託監事氏名;
(III)各議案が獲得した同意、反対、棄権票、および監事の反対または棄権に関する理由。
(IV)審議事項の具体的な内容と会議形成の決議。
第十七条決議の執行
監事は関係者に監事会決議の実行を督促しなければならない。監事会の議長は、今後の監事会会議ですでに形成された決議の執行状況を通報しなければならない。
第十八条会議ファイルの保存
監事会会議ファイルは、会議通知と会議資料、会議署名簿、会議録音資料、採決票、会議監事署名によって確認された会議記録、決議公告などを含み、監事会主席が専任者を指定して保管する。
監事会会議資料の保存期間は10年である。
第19条附則
本規則に未完成の事項があれば、国の関連法律、法規、規範性文書及び「会社定款」の関連規定に基づいて執行する。本規則が法律、法規、規範性文書及び「会社定款」の関連規定と一致しない場合は、関連法律、法規、規範性文書及び「会社定款」の規定を基準とする。このルールでは、「以上」にはこの数が含まれます。
本規則は監事会が解釈する。
本規則は監事会が株主総会に報告して承認した後に発効し、改正する時も同様である。
