Yunnan Baiyao Group Co.Ltd(000538) 事務会議事規則
(2022年3月24日、会社の第9回取締役会2022年第4回会議の審議を経て可決)第1章総則
第一条集団指導を強化し、＊＊＊ Yunnan Baiyao Group Co.Ltd(000538) （以下「集団」または「会社」と略称する）事務会議事決定の科学化、制度化と規範化を保証し、集団事務会議事決定レベルと能力を確実に向上させるために、『会社定款』『＊＊＊＊ Yunnan Baiyao Group Co.Ltd(000538) 初席執行官業務細則』、集団取締役会の集団事務会に対する授権に基づき、会社の実際と結びつけて、本規則を制定する。
第二条グループ事務会は「各自の意見を述べ、十分に討論し、民主を発揚し、善を流れのようにし、知恵を凝集し、意思決定を集中する」という原則を堅持し、最高経営責任者が科学的に効果的に意思決定を実施することを支持する。
第三条グループ事務会は最高経営責任者が経営管理などの仕事に対して有効な指導を実施する組織形式であり、グループ事務会の最終的な決定は最高経営責任者が裁決し、責任を負う。
第二章会議の召集
第四条グループ事務会は最高経営責任者が招集し、司会し、最高経営責任者が職責を履行できない場合、高級副総裁に招集と司会を依頼することができる。
第三章参加者
第五条参加者の範囲は:経営層の高級管理者、行政センターの総経理、議題または報告事項の作成部門の責任者(この議題または報告事項の討論または報告の一環にのみ参加する)などであり、グループ事務会は状況に応じて取締役会、監事会のメンバーまたはその他の関係者を会議に招待し、毎回参加または列席人員のリストは最終的に最高経営責任者によって確定される。しかし、全体の経営層の高級管理職の過半数以上を保証する。出席できない場合は、最高経営責任者または会議を主宰する上級副総裁に書面で休暇を取らなければならない(参加者が確定していない場合を除く)。行政センターの社長、最高経営責任者秘書は会議の記録整理を担当している。
第四章組織形式及びスケジュール
第六条会議は定期会議と臨時会議に分けられる。
定期会議は毎月6日(財務速報が形成された翌日)14:00に開かれ、休日やその他の法定祝日になると、休暇後の最初の平日の14:00に延期されます。最高経営責任者の出張などの場合、後で時間を調整することができます。臨時会議は通常、緊急で定期会議の開催を待つことができない重大な議案について議論され、最高経営責任者または授権された高級副総裁が開催することを決定します。
第七条最高経営責任者または授権された高級副総裁は、状況に応じて会議の開催方式(現場会議、オンライン会議などを含む)と採決方式(現場投票、ネット通信採決などを含む)を決定する。
第五章議事範囲
第八条会社経営管理委員会に関わる関連議題、各部門がグループ事務会の意思決定を必要とする議題を報告し、会社の戦略計画の実行状況に対する月間審査。
第九条最高経営責任者または授権された高級副総裁が確定したその他の議論すべき事項。
第十条取締役会は、グループ事務会が検討する議案を提出する必要があると判断した。
第六章審議権限
第十一条法律の規定に合致する対外投資(株式投資、プロジェクト投資などを含むがこれに限らない)、資産の購入または売却、対外寄付などの事項に対して、グループ事務会の審査・認可権限は、グループ取締役会のグループ事務会に対する授権に基づいて確定し、グループ弁公会がグループ取締役会の授権額と期限に基づいて具体的に実施する。
第七章グループ事務会が取締役会に報告する事項
第十二条最近一期の会計監査報告書に表示された純資産の5%以上を占め、以下の状況の一つを有する場合、グループ事務会は直ちに取締役会に報告しなければならない。
1.重要な契約の締結、変更と終止；
2.大额の银行の払い戻し;
3.重大な経営性或いは非経営性の損失；
4.資産は重大な損失を被った；
5.法に基づいて負う可能性のある賠償責任;
6.重大訴訟、仲裁事項；
7.重大行政処罰等。
第十三条会社が重大な人身安全事故、設備事故、品質事故及びその他の会社の経営、発展に重大な影響を及ぼす事件が発生した場合、グループ事務会は直ちに取締役会に報告しなければならない。
第14条会社は関連取引を予想せず、取締役会の審査・認可額を超えた関連取引を実際に実行し、グループ事務会は直ちに取締役会に報告しなければならない。
第十五条「会社定款」「取締役会議事規則」に規定された或いはグループ事務会が必要とするその他の報告事項。
第八章議案の確定
第16条議案は決議事項の背景、主な状況及びグループ事務会の決議事項を必要とする具体的な提案を正確かつ全面的に、簡潔に説明し、特殊な状況はリスクに対応して分析評価を行い、関連機構が法律またはその他の専門意見書を発行しなければならない。議案のフォーマットは統一的に規範化しなければならない。
第十七条議案は各部門が任務分業に基づいて十分な論証の基礎の上で提出し、議案を形成した後、各部門の主要責任者と分管の高級管理者を経て審査した後、署名し、部門の印鑑を押す。
第18条各部門の議案は毎月末の最後の平日までに行政センターに提出し、行政センターが審査・登録した後、最高経営責任者秘書に提出し、最高経営責任者または授権された高級副総裁にグループ事務会の議案を確定するように指示する。
第19条最高経営責任者または授権された高級副総裁は、グループ事務会の議案を確定し、行政センターから電子原稿を作成し、会議前に参加者を配布する。特殊な状況は最高経営責任者または授権された高級副総裁の承認を得た後、議案を作成する部門の責任者または分管の高級管理者が事前に関連参加者と交流した。
第20条グループ事務会の厳粛性を守るため、原則として臨時に動議することはできず、プロセスに従って議事日程に組み入れられていない議案は会議討論に提出することはできない。
第21条会議の前に特殊な原因で臨時に討論を提出しなければならない議案は、提案部門が管理する高級管理職が臨時に提出した議案の原因を説明し、最高経営責任者または授権された高級副総裁がグループ事務会の討論に提出するかどうかを審査する。
第九章議事手続
第二十二条議題は作成部門の責任者が報告し、管理する高級管理職が意見を提出し、グループ事務会が集団討論を行い、最高経営責任者または授権された高級副総裁が最終的に決定する。
第二十三条財務速報は首席財務官が報告し、グループ事務会が集団討論を行い、首席執行官または授権された高級副総裁が意見を発表する。
第二十四条その他の経営管理問題は、分業によって各部門の責任者が報告し、管理する高級管理職が意見を提出し、グループ事務会が集団討論を行い、最高経営責任者または授権された高級副総裁が決定する。第25条取締役会の討論の議題をさらに提出する必要があり、グループ事務会が具体的な提案を形成した後、取締役会秘書またはその他の人員が取締役会に報告して審議する。
第二十六条取締役会は、グループ事務会によって議論され、提案された議題を提出する必要があると判断し、取締役会秘書または最高経営責任者または最高経営責任者によって授権された高級副総裁指定者が報告し、グループ事務会が集団討論を行った後、グループ事務会の建議を形成し、取締役会秘書またはその他の人員が取締役会に報告する。
第十章決議の実行
第二十七条グループ事務会の決定は、各部門が真剣に貫徹・実行しなければならない。参加者が決議に対して異なる意見を持っている場合は、会議記録に自分の意見と理由を明確に署名することができるが、職責に従って真剣に決議を実行しなければならない。
第28条会議の記録と決議は一般的にグループ事務会の終了後3営業日以内に作成され、会議の記録は参加する高級管理者が審査し、会議の決議は最高経営責任者または授権された高級副総裁が審査した後、行政センターは取締役会、経営層と監事会に署名し、各関連部門を抄送する。取締役会の討論を提出する必要がある議題は、グループ事務会が終了した後の3営業日以内に申請書の提出を完了し、特殊な状況は提出の進度を速めなければならない。
第二十九条グループ行政センターはグループ事務会の具体的な事務執行を担当する。グループ事務会決議の執行状況はグループ行政センターが追跡フィードバックメカニズムを確立し、管理する高級管理職は適時に後続のグループ事務会で執行状況を簡単に報告し、仕事の閉ループを形成しなければならない。
第十一章会議記録
第三十条会議記録は以下の内容を含むべきである。
1.会議の開催時間、場所と司会者の名前;
2.会議に出席し、列席した人の名前。
3.会議の議題
4.参加者の発言要点と意見;
5.議決事項の会議決定結果。
会議記録は参加した上級管理職が署名してアーカイブし、保存期間は10年以上である。
第十二章附則
第三十一条本規則は取締役会の授権に基づいて適時に改訂する。
第三十二条取締役会がグループ事務会の授権内容を調整して本規則に関連する場合、本規則は相応の修正を行い、取締役会の審議を経て可決した後、発効する。
第三十三条会議に出席し、列席する人員は秘密保持規定を遵守し、秘密漏洩事件の発生を防止しなければならない。
第三十四条本規則はグループ及び各単位に適用する。
第三十五条各単位は各事業部、各子会社とグループの各職能部門などを指す。
第三十六条本規則は、グループ取締役会の審議が可決された日から実行する。第三十七条本規則はグループ行政センターが解釈を担当する。
